Le temps de travail

Quelles différences y a-t-il entre cycle de travail et temps de travail annualisé ?

Un cycle de travail se définit comme une organisation du travail selon des périodes de référence organisées par service ou par nature de fonction.

L'article 4 du décret n° 2001-623 du 12 juillet 2001 donne compétence à l'organe délibérant de la collectivité ou de l'établissement pour déterminer, après avis du comité social territorial compétent, les conditions de mise en place des cycles de travail. L'article 4 du décret n° 2000-815 du 25 août 2000 précise que le cycle peut varier entre le cycle hebdomadaire et le cycle annuel, ce qui ouvre plusieurs possibilités d'organisation (par exemple : semaine, mois, bimestre, semestre, année.).

• Le cycle de travail est dit hebdomadaire lorsque les horaires de travail sont organisés à l'identique d'une semaine sur l'autre tout au long de l'année. Exemple : 7h de travail sur 5 jours
• Le cycle de travail est dit pluri-hebdomadaire lorsque les horaires de travail sont organisés sur plusieurs semaines qui vont se répéter tout au long de l'année. Exemple : alternance semaine 1 (7h de travail sur 5 jours) et semaine 2 (8h45 sur 4 jours). Exemple : alternance 17 semaines à 13,82h (hiver) puis 35 semaines à 39h (printemps-été-automne).
• Le cycle de travail est annualisé lorsque les périodes de travail et de repos sont organisées sur l'ensemble de l'année civile. Ce cycle permet de condenser le temps de travail de l'agent sur les périodes où le besoin est plus intense. Il permet également de lisser la rémunération, quel que soit le temps de travail effectué chaque mois.

Calculer le temps de travail d'un agent annualisé sur une année entière

Cas d'un agent contractuel annualisé employé de façon continue dans le service, sur un contrat supérieur ou égal à un an, ou bien d'un agent fonctionnaire

Pour les agents annualisés qui travaillent principalement sur le rythme scolaire, on peut distinguer :

• Des besoins liés aux rythmes scolaires (exemple : présence en classe, garderie périscolaire, cantines, etc.)
• Des besoins ponctuels (exemple : grand ménage des écoles pendant les vacances scolaires, accompagnement de sorties scolaires, etc.)
• Des besoins récurrents, non liés aux rythmes scolaires (exemple : entretien de la salle des fêtes toute l'année, etc.)

1. Calculer le total annuel des heures liées aux besoins scolaires à travailler

Déterminer les besoins annuels réguliers liés au rythme scolaire pendant le temps scolaire (A)
Formule : Nombre d'heures travaillées par semaine scolaire x 36 semaines scolaires = (A)

Déterminer les besoins ponctuels annuels liés à l'école, hors temps scolaire, appelés « paquet d'heures » (B)
Exemple : « grand » ménage pendant les vacances scolaires, présence aux conseils d'école, accompagnement de sorties scolaires, etc.
Formule : addition des besoins annuels en « paquets d'heure » = (B)

2. Calculer de la durée hebdomadaire annualisée liée aux rythmes scolaires

Faire le total du temps de travail effectif annuel lié aux rythmes scolaires (C)
Formule : (A) + (B) = ... heures annuelles effectives annuelles (C)

Calculer le temps de travail annualisé lié aux rythmes scolaires
Formule : Temps de travail hebdomadaire annualisé = (C) *35 / 1600
Le résultat exprimé est obtenu en heures décimales.

3. Calcul de la durée hebdomadaire de service non liée aux rythmes scolaires (le cas échéant)

Cette étape est à mener si l'agent effectue - en plus de ses missions liées aux rythmes scolaires, des missions récurrentes toute l'année.
Exemple : heures de ménages tous les mercredis dans les locaux de la communes, entretien des espaces verts 2 heures par semaine les mardis.

Durée hebdomadaire de service non liée aux rythmes scolaires (D)
Formule : addition des missions effectuées chaque semaine, sans lien avec les rythmes scolaires = (D)

4. Calcul de la durée hebdomadaire annualisée totale

Durée hebdomadaire de service total (E)
Formule : (C) + (D) = (E)
C'est la durée qui apparait dans la délibération de création d'emploi puis dans l'arrêté/le contrat de travail.

5. Calculer la journée de solidarité à effectuer

La journée de solidarité (7h pour un agent à temps complet) est proratisée en fonction de la durée hebdomadaire de travail. La journée de solidarité est un jour travaillé sans rémunération.

Heures à effectuer au titre de la journée de solidarité (F)
Formule : (E) * 7/35 = (F)
C'est la durée qui apparait dans la délibération de création d'emploi puis dans l'arrêté/le contrat de travail.

Les documents indispensables pour la gestion des emplois annualisés

• Le détail du calcul de l'annualisation (faisant apparaitre les composantes du calcul : heures en semaines scolaires, paquet d'heures, travail récurrent toute l'année, etc.) ;
• Le planning annuel prévisionnel de l'agent faisant apparaître les périodes d'activité et les congés annuels ;
• Un outil de suivi des heures réalisées par l'agent ;
• Une délibération fixant, après avis du CST, les conséquences d'une absence pour raison de santé des agents dont le cycle de travail est annualisé ;
• Un règlement intérieur précisant, après avis du CST, les règles applicables aux agents annualisés.

Les outils mis à la disposition des collectivités par le CDG 23

Le CDG 23, souhaitant partager les pratiques existantes et proposer des outils dans ce domaine, a animé sur le deuxième semestre 2023 un groupe de travail composé de représentants du personnel du CST placé auprès du CDG et de responsables de collectivités (secrétaires de mairie, DRH, DGS, etc.).

Grâce à ce travail, les collectivités et établissements publics disposent sur le site du CDG 23 des outils suivants :

• Une foire aux questions, reprenant les principales interrogations relatives à l'annualisation (calcul du temps de travail, journée de solidarité, conséquences des absences pour raisons de santé, jours de fractionnement, etc.).
• Un tableur automatisé (format excel©) proposant :
  • de calculer le temps de travail d'un agent contractuel annualisé employé de façon continue dans le service, sur un contrat supérieur ou égal à un an, ou bien fonctionnaire ;
  • de calculer le temps de travail d'un agent annualisé contractuel recruté sur une durée de moins d'un an comprenant des vacances scolaires ;
  • de calculer le temps de travail d'un agent annualisé contractuel recruté sur une durée de moins d'un an ne comprenant pas de vacances scolaires ;
  • de saisir le planning prévisionnel annuel d'un agent et les heures effectivement réalisées ;
  • de convertir des heures minutes en centièmes d'heures (et l'inverse) ;
  • de calculer une variable du temps de travail d'un agent annualisé inconnue lorsque les autres variables sont connues.
• Un document « pas-à-pas », décomposant les étapes de calcul du temps de travail annualisé, pour les collectivités qui ne souhaiteraient pas utiliser le tableur automatisé ;
• Un formulaire de saisine du CST, relatif aux conséquences d'une absence pour raison de santé des agents dont le cycle de travail est annualisé ;
• Un modèle de délibération, fixant les conséquences d'une absence pour raison de santé des agents dont le cycle de travail est annualisé.

Ces outils sont proposés comme des aides au calcul du temps de travail d'un agent annualisé ; ils n'ont pas de valeur juridique.